Prefeitura do Campus de Itajubá reorganiza setores de Patrimônio e Almoxarifado da Unifei

Equipe de servidores e de pessoal terceirizado envolvida no trabalho de reorganização e otimização de espaços na Unifei.

A PCI da Unifei vem realizando todo um trabalho de reorganização dos seus almoxarifados e do setor de depósito de desfazimento.

O Almoxarifado de Manutenção do Campus de Itajubá.

O trabalho de reorganização promovido pela PCI favoreceu as atividades do Almoxarifado de Manutenção.

Vista do Almoxarifado de Material de Consumo do Campus de Itajubá.

O Almoxarifado de Material de Consumo após o trabalho de reorganização realizado pela PCI.

 A Prefeitura do Campus de Itajubá (PCI), por meio da Divisão de Materiais (DMA), tem realizado nos últimos anos todo um trabalho de reorganização dos seus almoxarifados e do setor de depósito de desfazimento. Suas atividades incluem mudança de lay-out, organização e formalização dos procedimentos, e vem sendo realizadas desde a entrada de novos servidores em 2014 na Universidade.

 As equipes envolvidas estão obtendo resultados com a recuperação de área dos almoxarifados e dos depósitos, que estavam saturados e com muito pouco espaço para movimentação, carga e descarga, guarda de material permanente e de material de consumo e transbordo de entrega de material de patrimônio. “Dentro desse trabalho que as equipes fizeram, conseguimos recuperar uma série de áreas. E está sendo realizada toda uma mudança de lay-out e de preparação para as próximas atividades dos almoxarifados”, disse o servidor Daniel Ribeiro dos Santos Silva, responsável pela PCI da Universidade Federal de Itajubá (Unifei).

 Segundo Daniel, as gestões anteriores da Universidade já vinham fazendo, de certa forma, um trabalho de limpeza e desfazimento. “Foi feita uma retirada grande de material e de sucata, nos anos anteriores, mas o acabamento mesmo disso está sendo feito com essa equipe que entrou em 2014”, disse Daniel.

 Desde o primeiro mandato do professor Dagoberto Alves de Almeida como reitor da Unifei existe uma orientação no sentido da organização, da limpeza e de dar um dinamismo para as atividades. “No primeiro mandato, a gente trabalhou mais forte na questão do desfazimento, na questão de limpar a casa, de fazer o 5S, o housekeeping, e agora, a gente está entrando na fase da organização-fim. Como conseguimos recuperar muita área dentro dos depósitos, estamos entrando nesse segundo mandato, com a parte de procedimento e de organização de lay-out mesmo”, detalhou.

 Daniel explicou que houve uma recomposição do quadro de servidores da PCI, o que proporcionou novos conhecimentos, atitudes e formas de trabalhar, gerando esse resultado nos últimos dois anos. “Dessa forma, a Prefeitura do Campus está conseguindo esvaziar os depósitos, fazer uma série de desfazimentos e doações para outros órgãos, e também proporcionar um remanejamento interno de mobiliário, algo que não vinha acontecendo e agora acontece mais rotineiramente”, disse.

 Segundo ele, as equipes de Patrimônio e de Almoxarifado trabalham juntas, uma auxiliando a outra na parte operacional. “Como os depósitos são geminados, interligados, um departamento colabora com o outro, liberando espaço. Faz-se a descarga de uma prateleira num espaço e organiza-se o lay-out, por exemplo”, relatou.

Equipe envolvida

 Daniel faz a coordenação geral de todo o trabalho; o servidor Alexandre Magno Batista Machado, almoxarife-chefe, cuida dos almoxarifados de Material de Consumo e de Manutenção, recém-criado, e Mônica Lúcia Azevedo Nogueira é a chefe da Divisão de Materiais (DMA), que engloba o Almoxarifado e o setor de Patrimônio.

 Joseane da Silva Gomes de Oliveira é agente patrimonial e coordena a equipe de Patrimônio, que faz a movimentação dos itens e é composta pelos servidores Darci de Melo Rodrigues, Aurélio Pereira dos Santos, Jesuel Vieira e Érika Cristina Ribeiro de Faria, que, de certa forma, dão suporte técnico, com informações e relatórios de valores.

 “Cada um dentro da sua área vem organizando as atividades. O Alexandre, dentro dos almoxarifados, vem fazendo um trabalho forte de organização, housekeeping, 5S, mudança de lay-out e algumas melhorias estruturais, como pintura, instalação de janelas, limpeza e inventários. A Joseane, com a equipe de Patrimônio, vem organizando os depósitos de desfazimento e os lotes para leilão e doação, com equipamentos que podem ser remanejados aqui dentro. E tem a equipe operacional, de suporte, que acaba auxiliando os dois lados”, explicou Daniel.

 Segundo Alexandre Machado, “antes o Almoxarifado da Unifei era um depósito de sucata, mas isso acabou, pois a gente otimizou e usa esse espaço com seriedade realmente, e isso demanda bastante trabalho”. Ele disse que a ocupação dos espaços deve ser feita de forma racional. “Aparentemente, temos um local mais organizado, após esse trabalho mais contínuo de gerenciamento, mas é preciso ter em mente que esse espaço não pode ser utilizado para outras finalidades que não sejam o atendimento dos nossos serviços aqui”, defendeu.

 Alexandre ressaltou que todo o trabalho feito somente está sendo possível graças à terceirização de algumas atividades. “De setembro de 2016 para cá, passamos a contar com mão de obra terceirizada, com serviço braçal, porque há serviço pesado. Foram destinadas quatro pessoas para cá. Esse espaço, uma vez liberado, precisa ser mantido, e a gente só consegue realizar a manutenção e o gerenciamento deste espaço com mão de obra braçal mesmo. Além disso, o nosso quadro de servidores permanentes é reduzido. Então, nesses trabalhos paralelos que estão sendo desenvolvidos, se a gente não contar com um quadro de pessoal adequado, esses serviços vão ser prejudicados”, explicou.

 A agente patrimonial Josiane revelou que, com uma boa equipe de trabalho pode-se atender o campus inteiro. “Além das atividades relacionadas ao Patrimônio, a gente atende a mudanças e eventos, levando e recolhendo cadeiras, por exemplo. Vamos agendando e organizando o trabalho dos agentes patrimoniais e fazendo o trabalho do Patrimônio paralelamente”, detalhou ela.

Gestão dos materiais

 Segundo Mônica, chefe da DMA, a gestão dos materiais não acontece apenas na PCI, mas também em outros setores da Unifei. “No Almoxarifado, até que sim, porque é interno, mas quanto à parte de Patrimônio, a gente atende a Universidade inteira”, disse ela.

 A entrada de todo material na Universidade acontece no Almoxarifado de Material de Consumo, onde é feito o recebimento provisório de todos os equipamentos, mobiliário e materiais de consumo. A equipe do Almoxarifado faz a triagem e aciona os agentes de compra, responsáveis pela aquisição dos materiais para os institutos, por exemplo.

 Com relação ao material de consumo dos institutos e das outras localidades da Unifei, a mesma equipe faz o recebimento e a equipe de Patrimônio faz a identificação do tombamento e, depois, a entrega. “Apesar de termos os agentes patrimoniais dentro dos institutos, o setor de Patrimônio da DMA é responsável por dar suporte e auxiliar esses agentes em toda a Unifei. A PCI assume a posição de facilitadora, auxiliando o campus, de uma forma geral, na questão de patrimônio e de material de consumo”, detalhou Mônica.

 Segundo a responsável pela DMA, o trabalho da PCI com os agentes de patrimônio de cada unidade é constante. “A DMA está sempre sendo acionada, e por ser responsável pela parte de patrimônio, seus membros são sempre requisitados para tirar alguma dúvida ou dar alguma orientação quanto a desfazimentos e recolhimentos”, explicou ela.

 De acordo com Daniel, com a situação atual do Brasil quanto à limitação dos gastos públicos, a aquisição de materiais pela Unifei diminuiu, mas isso não interferiu muito no trabalho da PCI, porque há as rotinas internas de preparação e de organização para inventário, por exemplo. “Diminuiu um pouco o fluxo de itens que passam pelos dois setores, mas com essa organização dos depósitos de material de consumo central e do de manutenção, não diminuiu o atendimento”, disse Daniel.

 Segundo o diretor, com a criação do Almoxarifado de Manutenção, que atende somente a Diretoria de Obras (DOB) da Universidade, a PCI atendeu no primeiro semestre deste ano, por exemplo, 729 requisições. Com relação ao Almoxarifado de Material de Consumo, foram atendidos 1.118 pedidos, no mesmo período. “Em termos de atendimento e de atividades, a única coisa que caiu um pouco foi a entrada de material permanente, que é material de capital, mas, em termos de atividades mesmo, vem aumentando o atendimento de requisições de material de consumo e de material de manutenção”, disse.

Desfazimento de materiais

 Na Unifei, o desfazimento não acontece apenas quanto a materiais de informática, por exemplo, pelo fato de se tornarem obsoletos com uma certa rapidez, mas também em relação aos outros bens que a instituição possui. “O desfazimento do material de informática chamou um pouco de atenção porque ele ficou alguns anos sem ser feito, então houve um acúmulo de material muito grande. Assim que terminou o processo de mestrado da servidora Cátia Emiliana Paes que vinha trabalhando nesse tema também, foi efetivado o processo de doação, de desfazimento de computadores”, explicou Daniel.

 De acordo com a chefe da DMA, Mônica, os materiais de informática têm que ser disponibilizados para o Ministério das Comunicações, para depois ser feito o desfazimento, e quanto aos outros itens de patrimônio, o processo é mais fácil. “Pode ser feito de forma direta ou como doação para outro órgão, o que aconteceu com algumas carteiras de institutos da própria Universidade e externos também”, detalhou ela.

 Mônica informou que os institutos da Unifei disponibilizam materiais para doações entre si e que isso não passa pelo DMA, ficando essa atividade apenas entre os agentes de patrimônio. “Há os responsáveis por fazer a transferência de cargas pelo Sipac, e tudo é documentado. É a ideia da descentralização do patrimônio, com a criação dos agentes patrimoniais de cada unidade e as comissões locais de patrimônio, justamente para não dar essa sobrecarga na DMA e podermos gerir de forma mais controlada. Então, os agentes de patrimônio fazem essa transferência entre si e o que vem para a DMA é somente a documentação”, explicou a servidora.

Copos descartáveis e canecas

 De acordo com o diretor da PCI, a ideia de substituir os copos descartáveis, tanto de água quanto de café, pelas canecas de louça na Universidade surgiu dentro do plano de logística sustentável, que é de economicidade e de redução de geração de resíduos. Num primeiro momento, a introdução dos copos e das canecas reutilizáveis gerou uma queda significativa de 32,46% em um ano, de 2015 para 2016. “O que a gente está trabalhando agora é enfatizar o uso das canecas, e incentivar, cada vez mais, a utilização desses copos reutilizáveis e talvez, até mesmo, a aquisição de novas canecas, para distribuição dentro da Universidade, e conscientizar o uso para que aumente ainda mais essa relação de consumo de material descartável”, explicou Daniel.

 Segundo a chefe da DMA, a Unifei havia adquirido 886 canecas em 2015 e nenhuma outra remessa até 2017. “Como havia um quadro inferior ao número de canecas, pelo menos aqui no campus de Itajubá, não houve a necessidade de comprar mais, mas vamos analisar junto com a Secretaria de Planejamento e Qualidade (SPQ) da Unifei para fazer uma nova compra. Serão disponibilizadas mais canecas para os institutos também, para substituir os copos plásticos, que são uma situação que não acaba. Eles são necessários, mas temos que, efetivamente, diminuir o seu uso. Foi uma ação pequena, mas que surtiu um efeito muito grande”, explicou Mônica.

 O diretor da PCI avaliou que a adesão dos servidores às canecas foi expressiva, considerando-se a redução no consumo de copos descartáveis. “De 2015 para 2016 nós tivemos uma redução bem grande. Consegue-se acompanhar esse número pela requisição de copos e sua retirada no almoxarifado. Como se faz requisição por item, então é possível mapear a quantidade de copos que vem sendo retirados, de fardos”, disse Daniel.

 O último pedido de copos descartáveis que a Unifei tinha feito foi em 12 de junho de 2015. Depois, houve outra entrada de mil copos de água somente em janeiro de 2017. “Estamos praticamente há dois anos sem comprar copos descartáveis de água, porque temos um estoque de copos de café muito grande. Inclusive é preciso conscientizar as pessoas que elas não devem usar copos de água para tomar café”, explicou Daniel.

 Segundo o diretor, em outros anos, a aquisição de copos de água era muito maior do que atualmente e o consumo de copos de café era muito menor. “Então é por isso que há esse tanto de copos de café parados, pois, ao invés de se usar o copo de café, usa-se o de água para tomar café, mas com as canecas, isso reduziu”, disse ele.

Galões de água e bebedouros

 Daniel disse que, recentemente, a empresa que fornecia água de galões para a Unifei foi substituída por outra. “A empresa que estava até então fornecendo recolheu os galões. Com a chegada dos novos galões e as unidades da Unifei vão pegando à medida que necessitam”, explicou.

 O diretor da PCI também informou que está sendo feita a aquisição de filtros para bebedouros da Universidade. “Programamos liberar filtros para as secretarias e institutos da Universidade para uso interno, para que, aos poucos, seja eliminado o galão. “O uso dos galões não deve acabar de imediato, mas a gente vai começar a trabalhar essa questão de substituição por filtro”, revelou Daniel.

 Segundo Daniel, são consumidos em todo o campus de Itajubá, no mínimo, oitenta galões de água de 20 litros por semana. “Com a aquisição de filtros e bebedouros vai ser utilizada a água da rede, e a gente vai fazer a manutenção dos filtros, para manter os purificadores funcionando”, disse.

Manutenção dos espaços e mudanças

 Daniel explicou que a recuperação e otimização de espaços são importantes para as atividades da PCI. “Quando há liberação de orçamento pela União, são feitas compras de materiais que são sazonais. Uma hora, pode-se chegar na nossa área de recebimento e ela pode estar, aparentemente, vazia. Mas se a gente não tiver a manutenção, no final do ano, não vai ter local para colocar os itens que serão comprados”, detalhou o diretor.

 Segundo o diretor da PCI, antes existiam depósitos espalhados por todo o campus de Itajubá. “A gente estava usando, por exemplo, o Poliesportivo para esse fim, sendo que o material não era de lá. Os depósitos estavam muito cheios e sobrecarregados e havia cadeiras plásticas de evento que estavam sendo guardadas nas arquibancadas do ginásio, porque não tinha lugar para guardar esse material. Hoje nós conseguimos trazer essas cadeiras para cá. Montamos dentro de um depósito um espaço que ficou destinado só para atendimento de eventos. Então agrupamos ali cadeira, palco, mesa, caixa de som e biombos, concentrando em uma só área tudo isso que estava espalhado em vários depósitos”, detalhou Daniel.

 Com relação à transferência dos setores administrativos da Unifei para o novo prédio da Administração, Daniel informou que haverá muitas mudanças. “Nós providenciamos e fizemos um novo registro de preços para uma empresa particular fazer a mudança. Como serão mudadas diretorias inteiras, a carga de trabalho é muito grande, pois há um número expressivo de mesas, cadeiras, armários e arquivos, entre outros”, disse o diretor.

 Daniel elogiou toda a equipe envolvida no trabalho de reorganização dos espaços pela dedicação e pelo trabalho conjunto. “Se não tivessem muito bem alinhados, eles não teriam o sucesso que estão tendo agora. Isso, inclusive reflete na saúde da equipe. Chegar e ver um ambiente limpo, com procedimentos e com tudo funcionando reflete na qualidade do ambiente para quem trabalha”, finalizou o diretor.



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